Każdy z przedsiębiorców ma obowiązek rejestrować wszelkie operacje gospodarcze swojej firmy. Księgi rachunkowe to nic innego jak zestawienie zapisów księgowych, które uporządkowane są chronologicznie – księgi obejmują obroty, salda oraz wykaz aktywów i pasywów firmy.
W zależności od typu danej działalności, istnieje możliwość wyboru modelu prowadzenia ewidencji. Zdarza się, iż z mocy prawa przedsiębiorca jest zobowiązany do korzystania z konkretnego sposobu. Księgi rachunkowe są rozwiązaniem z którego korzystają firmy będące na tzw. pełnej księgowości – opisują szczegółowo każdą transakcję i złotówkę która przepłynęła przez firmę. Stanowią zatem przekrój wiedzy odnośnie kondycji finansowej danej spółki. Wydatki i przychody nie są jednak jedynymi informacjami znajdującymi się w księgach rachunkowych – można odczytać z nich także koszty wynagrodzeń pracowników, czynszu za lokal czy np. zobowiązaniach kredytowych.
Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?
Jak wspomniano wyżej, każdy z przedsiębiorców jest zobowiązany do rejestracji wszystkich operacji w firmie.
W ustawie o rachunkowości w art. 2 ust. 1 znajdziemy informację o tym jakie podmioty zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych:
- spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
- osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro;
Księgi rachunkowe – sposoby prowadzenia
Z racji faktu, iż prowadzenie ksiąg rachunkowych może być skomplikowane i uciążliwe, firmy zazwyczaj zwracają się z pomocą do biur rachunkowych.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych w porównaniu z KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) jest znacznie trudniejszym zadaniem, gdyż obejmuje nie tylko przychody i rozchody, ale także inne działania finansowe. Pełna księgowość służy nie tylko do rozliczenia podatkowego, ale rejestruje również wszystkie inne działania finansowe danej jednostki.
Księga rachunkowa musi być prowadzona chronologicznie i w sposób konsekwentny – tak aby odzwierciedlała stan rzeczywisty, a jej zapis powinien być regularnie sprawdzany.
Dla niektórych podmiotów według ustawy o rachunkowości wymaga się konieczności corocznego sporządzania sprawozdań finansowych – na ich podstawie dokonywane są rozliczenia oraz deklaracje podatkowe.
Składniki księgi rachunkowej
Księga rachunkowa składa się z:
- dziennika,
- księgi głównej,
- księgi pomocniczej,
- inwentarza (wykaz składników aktywów i pasywów)
- zestawienia obrotów,
- oraz sald księgi głównej i sald ksiąg pomocniczych.
Dziennik to nic innego jak chronologiczny zapis zdarzeń mających miejsce we wskazanym okresie sprawozdawczym. Muszą być ponumerowane oraz oznaczone, a suma zapisów musi zgadzać się ze wszystkimi zapisami na kontach syntetycznych.
Konta syntetyczne to konta księgi głównej, natomiast konta analityczne to konta ksiąg pomocniczych – służą one do rejestrowania zdarzeń gospodarczych.
Inwentarz to kolejny ze składników ksiąg rachunkowych – sporządzany jest przez podatników, którzy w danym roku przeszli z księgowości uproszczonej na pełną. Inwentarz to wykaz aktywów oraz pasywów, który potwierdzony jest inwentaryzacją.
Ostatni składnik to zestawienie obrotów i sald ksiąg pomocniczych – zestawienie to sporządza się w celu zweryfikowania zgodności z zestawieniem sald księgi głównej i potwierdzenia prawidłowości podwójnego zapisu.