Księga przychodów i rozchodów – definicja
Podatkowa księga przychodów i rozchodów to ewidencja księgowa służąca do ujmowania operacji gospodarczych w uproszczonej formie.
KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) to najczęściej wybierana forma prowadzenia ewidencji księgowej. Jej zawartość powinna zawierać osiągnięte w działalności przychody oraz poniesione koszta. Księga przychodów i rozchodów została przewidziana wyłącznie do celów podatkowych, ponieważ na jej podstawie ustalona zostanie podstawa opodatkowania.
Podatkowa książka przychodów i rozchodów – kto powinien ją prowadzić?
Nie każdy z podatników ma obowiązek prowadzenia uproszczonej księgowości w formie księgi przychodów oraz rozchodów.
Prowadzenie KPiR dotyczy wyłącznie:
- spółek jawnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich
- osób fizycznych osiągających przychód z działalności pozarolniczej gospodarczej, a jako formę opodatkowania przychodów wybrały podatek liniowy lub zasady ogólne
- gdy przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 2 000 000€. Jeśli limit został jednak przekroczony, podmioty te są zobowiązane do prowadzenia pełnych ksiąg.
Prowadzenie podatkowej książki przychodów i rozchodów w formie elektronicznej
KPiR można prowadzić również w formie elektronicznej.
Zgodnie z § 28 rozporządzenia w sprawie KPiR w przypadku prowadzenia księgi w formie elektronicznej warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:
- pisemne określenie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego który wykorzystywany był do prowadzenia księgi
- użytkowanie programu komputerowego zapewniającego pełny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi
- przechowywanie zapisanych danych i ochrona ich przed zniszczeniem lub zniekształceniem oraz naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.
Księga przychodów i rozchodów – składniki
Według rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR – księga przychodów i rozchodów powinna zawierać 17 kolumn, a przedsiębiorca powinien ją prowadzić rzetelnie i w sposób niewadliwy. Każda z kolumn pełni określoną funkcję.
Kolumna 1 – Miejsce na liczbę porządkową. Liczenie od początku można zaczynać od następnego miesiąca lub od następnego roku
Kolumna 2 – Powinna zawierać datę wynikającą z dokumentu, który jest podstawą wpisu
Kolumna 3 – Numer dowodu na podstawie którego dokonujemy wpisu
Kolumna 4 i 5 – To miejsce na dane kontrahentów (sprzedawców i kupujących), ich nazwy oraz adresy
Kolumna 6 – Konkretne określenie rodzaju przychodu lub wydatku, np.sprzedaż towaru, wypłata itd
Kolumna 7 – Przychody ze sprzedaży towarów lub usług
Kolumna 8 – Pozostałe przychody które nie zostały wykazane w kolumnie 7 (np.odsetki)
Kolumna 9 – Łączna kwota przychodów z kolumny 7 i 8
Kolumna 10 – Koszt zakupu materiałów i towarów wg cen zakupu
Kolumna 11 – Koszty uboczne zakupu, przykładowo koszty transportu, załadunku czy ubezpieczenia
Kolumna 12 – Wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom – również w gotówce
Wpisu wydatków na wynagrodzenia dokonuje się na podstawie:
- listy płac,
- dokumentu podpisanego przez pracownika o otrzymaniu wynagrodzenia,
- dowodów potwierdzających wypłatę pracownikom.
Kolumna tyczy się również wynagrodzeń dla pracowników na umowę zlecenie i o dzieło.
Kolumna 13 – Pozostałe koszty niewykazane w kolumnach 10-12. Mogą tam znaleźć się wydatki takie jak czynsz za lokal czy opłaty za gaz i prąd w biurze – takie, które stanowią koszt uzyskania przychodu według ustawy PIT.
Kolumna 14 – to zsumowana, łączna kwota wydatków z kolumny 12 i 13.
Kolumna 15 – jest kolumną wolną, czyli jest to miejsce na swoje zapiski.
Kolumna 16 – w kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze, które nie zaliczają się do pozostałych kolumn
Kolumna 17 – przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-16
